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テクノロジーが進化した昨今、カンファレンスからウェビナー、展示会に国際会議まで、様々なイベントのハイブリッド化が求められています。その大きな利点のひとつは、世界中のオーディエンスを対象に開催できることでしょう。今回の記事ではハイブリッドイベントに焦点を充て、特にイベントのオンライン配信の方法や、海外オーディエンスに対するサポートなど、押さえておくべきポイントなどについてご紹介します。
「ハイブリッドイベント」とは？
「ハイブリッドイベント」とは、イベントの現地開催とオンライン開催、両方の要素を取り入れたイベントのことです。例として、現地開催のトークやパネルディスカッションをオンラインで配信する、といったものがあります。ハイブリッドの形にすることで、参加者は実際に会場に足を運ぶことも、遠方からオンラインで視聴することもでき、柔軟な形で参加方法を選べます。そのため、従来よりも大きな規模の集客を見込むこができます。またインターネットを用いるため、複数拠点から中継を繋いで配信をおこなうことも可能です。このような理由から、イベントの可能性を広げる形式として、近年需要が高まっています。
「イベントのオンライン配信」とは？
「オンライン配信」とは、インターネットを用いて、音声や動画のコンテンツをZoomやYouTube Live、Microsoft Teams等のプラットフォームで配信することを指します。Instagram やX（旧Twitter）など、SNSを経由したライブ配信も同義です。オーディエンスは、あらかじめ用意されたURLにアクセスすることで、配信の視聴ができます。イベントのオンライン配信の例として、ウェビナーや商品の発表会、株主総会から展示会・音楽ライブ・スポーツ試合、さらにオンラインオープンキャンパスといったものが挙げられます。
実際にオンライン配信をおこなう際、必要となるものは？
実際にイベントでオンライン配信をおこなう際には、どのような事前準備が必要となるのでしょうか。ここでは前もって決めておくべきことや必要機材、配信時・撮影時に注意することなどに焦点を充ててみましょう。
配信形式・プラットフォームを決める
まず、イベント中にライブ配信をおこなうのか、収録した動画をオンデマンド配信するのかを決めておきましょう。ライブ配信の場合は、オーディエンスとリアルタイムでコミュニケーションをとることや、開催中のイベントの雰囲気を伝えることもできるというメリットがあります。一方で配信の不調など、現場でおこる急なトラブルにも迅速な対応が求められます。オンデマンド配信の場合は事前に収録をおこなっているため、そういったトラブルを回避でき、安定した環境で配信ができるというメリットがあります。ただし、イベント会場の臨場感を伝えることや、オーディエンスとのリアルタイムなコミュニケーションをとることはできないため、編集などに工夫が必要です。また、配信をおこなうプラットフォームに関しても、それぞれ異なる特徴や料金体系が設定されています。用途や目的に合わせて、配信をおこなうプラットフォームを決めておきましょう。
機材を用意する
用意すべき機材はオンライン配信の内容にもよりますが、ここでは基本のパソコン以外で一般的に使用する機材についてご紹介します。
・マイク（イベント内容によりワイヤード・ワイヤレス・ハンドマイク・ピンマイクなど）
・Webカメラ、もしくはビデオカメラ
・（ビデオカメラを使う場合）ビデオキャプチャーデバイス
・映像用のHDMIケーブル、音声用のキャノン・フォンケーブルなど、端子違いの予備も含めて多めに用意しておきましょう。
オンライン配信では、話者の音声がはっきりと聞き取れるようにしておく必要があります。そのため、外付けマイクの用意をしておくとよいでしょう。また、出演者の動きがなく、座った状態で配信する場合や小規模なウェビナーなど、パソコンの内蔵カメラを使うケースもありますが、高画質の配信を希望する場合はWebカメラやビデオカメラを使うのがおすすめです。ビデオカメラを使う場合は、パソコンとカメラを繋ぐビデオキャプチャーデバイスやHDMIケーブルが必要となります。さらに、2台以上のカメラを使って画面を切り替える場合はビデオスイッチャーを、2本以上のマイクを扱う場合にはミキサーで音を取りまとめ、PCと接続するオーディオインターフェイスを、複数の拠点から同時に中継をおこなう場合にはミキサーを使用することもあります。
配信時・撮影時に注意することは？
オンライン配信時で最も注意すべき点は、配信に関わるトラブルを避けることです。映像の乱れや音声遅延から、配信そのものがダウンしてしまうといった内容まで、様々なトラブルを想定して準備しておくとよいでしょう。具体的には、パソコンの負荷をあらかじめ軽くしておくことや、パソコンを2台用意する、配信の調整中に流すテロップを用意するなどして、急な不調にすぐ対応できるようにします。また、ネットワーク自体がダウンしてしまう可能性も考えられるため、モバイルWi-Fiも備えておくと安心です。同様に、ZoomやYouTube Liveといった配信プラットフォームに関しても、メイン以外にサブを準備しておくことで、万が一の時に切り替えることができます。
ハイブリッドイベントにおける、配信時の注意点は？
ハイブリッドイベントにおいては、オンライン参加者は現地とのコミュニケーション方法が限られる、会場の雰囲気が伝わりにくいなど、オンラインと現地参加者の体験に差が生じやすくなります。そのため、例えば質疑応答はチャット機能を使う、オンライン参加者から届いたメッセージを読み上げるなど、両者がイベントに参加できるような配慮が必要です。
海外のオーディエンスも対象とする配信に必要な素材は？
ハイブリッドイベントの大きな魅力のうちのひとつは、国内だけでなく、他国を含む遠方のオーディエンスも参加できることです。しかしその際、どのような準備をしておくべきなのでしょうか。例として、日本が主催するイベントを海外にも向けて発信する場合、日本語・英語での動画配信、および動画で流す資料の準備が必要です。プレゼンテーションなどのライブ配信をおこなう場合は同時通訳、もしくは逐次通訳の手配が求められるでしょう。事前に収録した動画をオンデマンド配信する場合は、動画の字幕翻訳や字幕入れといった作業が発生します。海外オーディエンスも含める動画の配信は、ライブ形式・オンデマンド形式に関わらず、国内向けの配信よりも多くの工程と、入念な準備が必要となります。そのため、実績のある専門業者に委託することで、イベントの運用もスムーズに進めることができるでしょう。
サン・フレアは、オンライン配信の実績があります
サン・フレアは、ハイブリッドイベントでのオンライン配信実績があり、イベントによっては、日本語・英語だけでなく、多言語での展開が求められるケースもあります。言語に応じて同時通訳・逐次通訳の手配もおこなっております。さらにご要望に応じて、オンデマンド配信用の動画制作や、動画の翻訳・ナレーション入れのサービスもご提供いたします。資料翻訳のみ、字幕翻訳のみなど、部分的なご依頼も承ります。
国内外のオーディエンスを対象としたイベントはお任せください
技術が進歩し、世界のグローバル化が進むにつれて、イベントのオンライン配信やハイブリッドイベントの需要は今後ますます高まっていくことが予想されます。サン・フレアでは、あらゆる業種・業態のイベントに関わるドキュメント翻訳、字幕翻訳、通訳手配から動画制作・配信業務まで、様々な形でのサポートをご提供しております。納期やコストについても柔軟に対応しておりますので、海外オーディエンスも対象とするイベントのオンライン配信に関してご検討中の方は、お気軽にサン・フレアへお問い合わせください。