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昨今、日本における外国人労働者の数は増加を続けています。外国人労働者は様々な国から来日しているため、雇用主側はスムーズな人事プロセスのためにも、各国の言語で雇用や勤務に関する文書を準備しておくことが望ましいでしょう。今回は、外国人労働者の動向などを見ていきながら、就業規則や契約書などの多言語化の需要が高まっている理由をご紹介します。
日本における外国人労働者の動向は？
まずは日本における外国人労働者の数や、国籍別の人数などを見ていきましょう。2023年10月時点で外国人労働者の数は204万8,675人となっており、2022年と比べて22万5,950人増加しています。国籍別では、最も多いのはベトナム人の51万8,364人であり、これは外国人労働者全体の25.3%を占めます。次に多いのは中国の39万7,918人、続いてフィリピンの22万6,846人となります。また、インドネシア、ミャンマー、ネパールの労働者数の数も増加傾向にあります。このように、様々な国の労働者が日本に訪れていますが、各国の言葉や文化、そして働き方も日本とは異なる部分が多いです。雇用や勤務に関わる文書を多言語に翻訳し明記しておけば、内容の理解もしやすく、不明点があれば都度確認することもできます。それにより、お互いの納得の上で業務を進められることにもつながるでしょう。
外国人労働者を雇用する際に留意しておくべきことは？
外国人労働者を雇用する際は、言葉や文化の違いや制度に関する確認など、留意しておくべき点があります。ここでは、その内容についていくつかご紹介します。
在留資格の確認
外国人雇用の際には、在留資格が必ず必要となります。在留資格は、日本に滞在する外国人が一定の活動をするための法的な資格のことです。在留資格は外国人の持つ「在留カード」で確認できるため、雇用の前に在留資格と在留期限を確認しておくようにしましょう。また、たとえ在留資格があったとしても、自社の業務内容と在留資格の種類が一致していなければなりません。例として、「教育」の在留資格であれば教育機関における教師の活動ができます。在留資格と異なる業務内容に従事して活動した場合や、在留資格がないまま雇用をしてしまうと、不法滞在や不法就労となり、外国人にも雇用主にも罰則が科せられます。
「外国人雇用状況届出書」の提出が必要
外国人を雇用、あるいは外国人が離職する際は、日本人の雇用・離職時とは異なり、事業主は「外国人雇用状況届出書」を管轄のハローワークへ提出する必要があります。届け出の対象は在留資格が「外交」「公用」以外の場合です。特別永住者の場合も届け出は必要ありません。届け出る内容は、雇用する外国人が被保険者かそうではないかによって、様式や届け出る事項、期限などが異なります。届け出をしなかったり、虚偽の申告をしたりした場合には、30万円以下の罰金が科せられることになっています。
文化の違いを理解する
当然のことですが、他国と日本では文化が異なります。たとえばイスラム教では、決まった時間に礼拝をおこないます。これは仕事中にも適用となるため、礼拝の時間をどのように設定するか、あらかじめ決めておくことが必要になります。また仕事に対する考え方も、国によって異なります。例として、ベトナムでは家族をとても大切にするため、家族が入院するなど、何か心配なことがあれば何よりも優先してすぐに駆け付ける、という傾向にあるようです。こういった文化・慣習の違いをお互いが理解しておくと、業務を進める上のミスコミュニケーションやトラブルを防ぐことにつながるでしょう。
労働条件を理解してもらう
国籍の異なる外国人労働者であっても、日本で働く場合は労働基準法や最低賃金法などを含む日本の労働関係法令が適用となります。そのため、雇用主は賃金や労働時間などの労働条件を明示する義務があります。細かな内容まで納得してもらうためにも、こうした文書は外国人労働者の国の言葉に翻訳しておくのが望ましいでしょう。
スムーズな外国人労働者受け入れに、具体的に準備しておくべきものは？
外国人労働者の雇用の際には、事前にいくつか準備しておくとよりスムーズな受け入れにつながるものがあります。ここでは、具体的にどのようなものを準備しておけばよいのかを見ていきましょう。
就業規則、雇用条件、契約書の多言語化
外国人労働者の雇用の際、日本語のみで書かれた文書を渡して内容があまり理解できないまま雇用契約を結んでしまうと、後のトラブルにも発展しかねません。そのような事態を避けるためにも、外国人労働者の言語で書かれた雇用条件や契約書、就業規則の準備をしておくとよいでしょう。また労働基準法の観点から、国籍の違いで労働基準を変更することはできず、外国人労働者専用の就業規則作成は認められていません。そのため、場合によっては就業規則を再検討するケースが生じる場合もあります。なお、在留資格が特定技能１号の場合は、１号特定技能外国人支援計画の作成が必要です。支援計画は外国人労働者が理解可能な言語で作成し、その写しを渡す義務があります。
生活規則の多言語化
初めて日本で生活する外国人労働者にとって、日本での生活はこれまでの生活と大きく異なるものです。たとえばゴミ出し１つを取っても、分別やリサイクルなど、その方法は差があるでしょう。またこのような日本での慣習を理解しておくことが、業務上必要となる状況も発生します。そんな時に「わからなかった」ことが原因で、本来は避けることのできたトラブルが生じてしまう場合もあるでしょう。コミュニケーションの齟齬を防ぐためにも、多言語化された生活規則があれば安心です。
「暗黙の了解」はやめ、できるだけ全て文書化しておく
日本では無意識のうちにルール化されていることが、外国人労働者にとっては全く新しいことであるケースもあるでしょう。たとえば日本では残業が日常的に発生することもありますが、東南アジアでは残業が少ないと言われています。特に日本で初めて働く外国人労働者にとって「暗黙の了解」でおこなわれているルールを汲むのは難しいため、業務上必要となる内容や知っておくべき規則などを精査し、文書化・多言語化しておくとよいでしょう。
外国人労働者に関わる文書の翻訳は、どのようにおこなう？
就業規則や契約書といった書類は法律に関わる文書です。そのため、翻訳においては専門的な知識が必要となり、誤訳や訳抜けなども避けなければなりません。昨今は機械翻訳の精度も上がっていますが、法律に関わる文書には独特の言い回しなどもあること、機械翻訳にはどうしても誤訳が生じてしまう可能性もあることから、機械翻訳を使って自ら翻訳をおこなうことは困難です。また、文書を読むのは様々な国からやってくる外国人労働者です。その国の文化や慣習なども踏まえた上で、多言語で分かりやすく翻訳することが重要であるため、多言語対応の実績や経験のある翻訳会社に依頼するとよいでしょう。
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